Cómo trabajar desde casa

7 años de tele trabajo me han enseñado esto

Viendo que ahora mismo para muchas personas el tele trabajo o el trabajo en remoto es la única opción posible para mantener sus negocios con vida, he pensado que tras 7 años de trabajo en remoto, creo que puedo aportar algunos tips que pueden serte útiles.

En la actualidad somos un equipo de unas 6 personas más o menos fijas más otras 4 colaboradores más puntuales. La mayoría de nosotros hace mucho tiempo que trabajamos a distancia, pese a que 3 de nosotros sí que nos vemos prácticamente cada día en el estudio, con el resto nos tele comunicamos y estamos muy acostumbrados a comunicarnos y coordinar el trabajo a distancia.

La linea entre el trabajo y la vida personal, al trabajar desde casa, es muy, muy fina. Lo que significa que vas a tener que aprender a conciliar estas 2 facetas de tu vida diaria. Es muy normal que necesites un periodo de adaptación y no siempre es fácil, más si además has de compartir el espacio de alguna manera con tu pareja y/o resto de la familia. Así que no te fustigues si sientes que al principio eres poco productivo/a y no puedes concentrarte con facilidad. Concédete sentirte un poco perdido/perdida, incluso incómodo/a, unos días.

Así que si has tenido que ponerte a trabajar desde casa de manera repentina y no sabes muy bien por dónde empezar, te dejo aquí mis consejo – y secretos- mejor guardados para ser una máquina de la productividad en modo remoto.

COMUNICACIÓN DE EQUIPO:

Lo más importante es que el equipo se sienta equipo y que cuides mucho los vínculos entre todos vosotros. Recomiendo que si puedes tengas una reunión virtual semanal para que cada uno de vosotros explique en que punto se encuentra, etc. Si te acabas de instalar en casa, más que nunca, necesitáis una reunión de «puesta a punto».

Si en tu caso trabajas solo/a te recomiendo que busques crear un grupo de emprendedores y/o emprendedoras como tú , que trabajen desde casa con quien puedas compartir tanto tus preocupaciones como tus logros y que con esa tribu tengas una reunión semanal.

CREA Y SISTEMATIZA PROCESOS:

Esto es importante tanto para el trabajo presencial como para el remoto. Cada uno de los integrantes del equipo debe saber qué ha de hacer y cómo debe hacerlo en cada momento. Se pierde mucho tiempo explicando procesos cada vez que se da inicio a algo. Incluso para ti mismo, si trabajas solo, es importante que crees procesos para tener la hoja de ruta clara cdaa vez que comienzas un proyecto y no andes improvisando. Esto te hará ser mucho más productivo y muchos materiales de tareas repetitivas ya podrán estar preparados y listos para usar, con lo que serás mucho más eficiente, liberando tiempo para dedicar a otras cosas importantes, quizá más creativas.

Hazlo para cada uno de tus procedimientos, lineas de negocio o servicios.

BUSCA UN ESPACIO PARA TRABAJAR

Sé perfectamente que no siempre es posible, pero por poco que puedas intenta contar con un espacio que esté dedicado a ti y sea sólo para trabajar. Si no tienes la posibilidad de contar con una habitación a parte, a modo de estudio y/o oficina, crea un rincón a modo de «espacio de trabajo». Intenta no hacerlo sobre la mesa del comedor y que eso implique montar y desmontar tu oficina cada día.

Esto te ayudará  se separa mental y físicamente tus momentos de ocio de tus momentos de trabajo.

LA ILUMINACIÓN ES CLAVE

Piensa que respecto a cómo nos afecta la luz somos como las plantas. Necesitamos luz natural para activar nuestra energía. Siempre que puedas escoge un espacio con luz natural, colócate cerca de una ventana (pero no de cara, porque eso te incomodará si trabajas con pantalla).

Añade un flexo articulado para iluminar bien tu zona de trabajo cuando la luz del día de apague. La iluminación puntual y concreta es mucho mejor para trabajar a gusto que la iluminación general y dispersa. Necesitas que ilumine bien, pero a la vez el ambiente ha de ser relajado.

MANTÉN EL ORDEN

Parece un consejo de mamá ( y no, no soy mamá) pero es matemática sencilla. Es mucho más fácil desconcentrarse cuando es espacio a nuestro alrededor está desordenado. Mantén siempre el orden y la limpieza. Mi mejor consejo es que lo hagas al acabar tu jornada. Recoge la mesa, tira a la papelera (o al contenedor pertinente) lo que sea basura, llévate tu taza al lavavajillas y coloca bien tu silla. No dejes cosas  fuera de sitio. De esta manera al llegar al día siguiente, todo estará listo para que tu te centres en trabajar.

CRÉATE UNA RUTINA DE TRABAJO

Has de entender que trabajar desde casa requiere mucha disciplina. Primero de todo, ponte un horario. El que tu quieras, el que se adapte a tus necesidades y a tus momentos más productivos, el criterio lo pones tú y dependerás de si trabajas directamente con cliente o proveedores, de si tienes niños a cargo, etc. Decide tu horario y respétalo. Esto es sagrado.

Establece un orden para tu diferentes tareas, sobre todo para las rutinarias, como por ejemplo mirar tu correo electrónico. Míralo al comenzar al día, antes de irte a comer y antes de acabar la jornada, por ejemplo. Márcate también tus pausas y agenda tus llamadas. No dejes que los imprevistos guíen tu día  día o se te comerán vivo. Pasaran 8 horas y no sabrás a qué has dedicado el tiempo. Es decir, establece prioridades y trabaja por bloques, dejando tiempo para llamadas y «cosas imprevistas». Planifica tus días, si puede ser con una semana de margen.

ARRÉGLATE COMO SI TE FUERAS A VER CON ALGUIEN

Lo de trabajar en pijama, amigui, no vale. NO digo que te pongas elegante, ni que saques la corbata si no es tu estilo, pero ponte la ropa que te pondrías si fueras a trabajar a una oficina (pedes ser más relajado), si eres de maquillarte, hazlo. Esto te cambiará el ánimo y la manera en la que te ves a ti mismo influye mucho en tu capacidad para enfrentarte a muchas cosas.

CÓMO COMUNICARTE CON TU EQUIPO

Ya sabrás que existen numerosas herramientas que pueden ayudarte a hacer tu vida más fácil. Ahora bien, puede que no sepas por donde empezar.

Organiza bien tus documentos: Determina un sistema de nomenclatura concreto y utilizad siempre el mismo. Organizad los documentos siempre de mismo modo. Esto es importante para que todo el mundo entiendo y sepa cómo encontrar los documentos en todo momento. Para compartir documentos puedes usar, por ejemplo, Drive (de Google) o, como es nuestro caso, Dropbox. Estos sistemas te permiten almacenar todo en una nube y compartirlo con quien quieras en cualquier lugar del mundo.

Establece canales de comunicación concretos y específicos según las necesidades que tengas. Whats app no es un buen canal de comunicación entre equipos (y mucho menos con clientes). Existen herramientas como Slack, que te permiten agregar todas tus extensiones y conectar con tus diferentes herramientas para que te sea fácil de gestionar todo.

Escoge un organizador de proyectos, en nuestro caso usamos Trello, pero puedes usar otros como por ejemplo Asana. Hace tiempo hice un tutorial básico de Trello para mis colaboradores y clientes que puedes ver aquí. Estas aplicaciones las puedes vincular a tu Slack, como te comentaba arriba.

Espero y deseo que este post te haya sido de ayuda. Si crees que a alguien más le puede ser de ayuda, ¡compárteselo!

Y recuerda… Be a shark!

Irma